In mijn weekoverzichten maar ook op social media zien jullie dikwijls foto’s voorbijkomen waarop ik mijn planning of to-dolijst laat zien. Ik ben héél erg van het lijstjes maken en misschien nog wel meer van plannen. Mijn agenda wordt altijd tot in de kleinste details bijgehouden en als ik een groot project aanga stippel ik (ruim) van te voren al uit hoe en wanneer ik wat ga doen. Dit heeft vrijwel altijd als resultaat dat ik dingen nog voor de deadline kan inleveren. Zeker tijdens de voorbereidingen voor mijn zwangerschapsverlof was een planning voor mij onmisbaar. Al voor de Kerst wist ik exáct wat ik allemaal moest maken en vrijwel direct na de feestdagen werkte ik wekelijks met een to-dolijst die ik per dag had ingedeeld. Resultaat? Een dikke week voor mijn eigenlijke deadline stond álles klaar en ik kon ik al (voorzichtig) van mijn verlof genieten. Ik kreeg aan de hand van mijn foto’s een aantal keer de opmerking of ik alsjeblieft eens een artikel kon schrijven met mijn planningstips. Hoe pak ik het plannen nou aan en hoe zorg ik dat ik me aan mijn to-dolijsten houd? In dit artikel hoop ik je een beetje op weg te helpen als jij zelf niet zo’n held bent in plannen. Bereid je voor, het is een láng artikel geworden.

Laat ik even vooropstellen dat het hele planningsgedrag niet altijd in mij heeft gezeten. Tijdens mijn studie werd er constant gehamerd op het maken van een planning zodat je op tijd alles geleerd zou hebben en zou kunnen afronden. Voor mij werkte dit niet, ik werkte op dat moment simpelweg het beste zónder planning. Achteraf denk ik dat dit te maken heeft met twee factoren. Allereerst vond ik studeren wel leuk maar in mijn achterhoofd was het ook altijd een moetje. Ik leerde altijd alles, had huiswerk op tijd af en leverde verslagen nooit te laat in. Echter vond ik het onnodig om al wéken van te voren met het plannen van een project te starten, voornamelijk omdat ik daar op dat moment nog geen zin in had. Ten tweede heb ik mijn studie nooit als heel ingewikkeld ervaren. Zolang ik overzicht in mijn hoofd heb en niet teveel dingen hoef te onthouden heb ik geen planning nodig. Dit geldt nu nog steeds met OMF. In normale weken/maanden van het jaar werk ik niet met planningen en to-dolijsten. Pas als ik met meerdere dingen tegelijk bezig ga komt mijn súper gestructureerde persoon naar boven, puur om overzicht te houden.

Overzicht

Overzicht dus, ik zei het net al even maar soms liggen er zoveel taken te wachten dat het maken van een planning voor mij een moetje wordt. In de aanloop naar mijn zwangerschapsverlof moest ik bijvoorbeeld in 5 weken tijd voor 13 weken content in het voren maken (lees: 26 video’s filmen, 39 artikelen schrijven), content voor die vijf weken maken (nog eens 10 video’s en 15 artikelen schrijven), aan het werk voor de lancering van het Reishonger kookboek, het corrigeren van het manuscript én er kwamen tussendoor natuurlijk ook nog opdrachten en samenwerkingen binnen. Een flinke hap zo bij elkaar. Mijn eerste natuurlijke reactie? Hoe ga ik dat in gódsnaam allemaal doen in 5 weken? Stap nummer 1: orde scheppen in de chaos en dan bedoel ik vooral in je hoofd.

Ja maar hoe dan?

Als het goed is weet je voor aanvang van zo’n megaproject al dat je veel werk te wachten staat en in welke tijd je het werk moet verrichten. Zo wist ik vanaf het moment dat ik zwanger was natuurlijk al dat er zwangerschapsverlof aan ging komen. Toen wist ik óók al dat mijn boek afgerond zou worden rond diezelfde tijd en dat mijn zwangerschapsverlof niet heel ver na de feestdagen van start zou gaan. Ik heb dus eerst prioriteiten gesteld. Ok, dat manuscript voor het boek moet eerst af, dan kan ik dat in ieder geval wegstrepen. Daarna kwam Kerst, goed… eerst die 24 video’s filmen en dáárná focus ik me wel op mijn zwangerschapsverlof want dat komt ‘pas’ als laatste. Als ik alles door elkaar ga doen loopt in mijn hoofd ook alles door elkaar en dat zorgt voor stress en alles behalve overzicht.

Ik heb dus eerst alles afgerond wat ik al kon afronden. Ik vergelijk die werkwijze altijd met een opgeruimd bureau. Als je een méga messy bureau hebt met overal papieren kun je nooit hetgeen vinden wat je zoekt. In je hoofd werkt dit net zo: eerst opruimen, dán verder kijken.

Het maken van de eerste planning

Toen ik eenmaal kon beginnen aan mijn grote project (voorbereiden op mijn zwangerschapsverlof in dit geval) maakte ik voor mezelf eerst een overzicht van de dingen die ik moest doen. Zoals ik al zei wist ik dat ik 26 video’s in het voren moest filmen en daarnaast 39 artikelen moest schrijven. In Excel heb ik een lijst gemaakt, beginnend bij de datum waarop mijn verlof van start zou gaan en eindigend bij de dag dat ik weer aan het werk ga. Vervolgens heb ik voor iedere dag waarop ik content moest publiceren opgeschreven wát er dan online moest komen. Met mijn blog is dit handig maar dit kun je natuurlijk op tal van manieren toepassen hè. Als je bijvoorbeeld een rapport zou moeten schrijven zou je alle hoofdstukken die je zou moeten schrijven onder elkaar kunnen zetten.

Vervolgens heb ik achter de onderwerpen genoteerd welke stappen ik moest ondernemen om een volledig artikel klaar te hebben staan. Achtereenvolgend waren dit:

  1. In welke week ga ik het recept koken?
  2. Heb ik het te koken gerecht in mijn to-dolijst opgenomen?
  3. Is het gerecht gekookt en gefotografeerd/gefilmd?
  4. Heb ik het artikel uitgewerkt?

 

Langzaamaan kon ik op deze manier steeds kruisjes in verschillende vakjes zetten. Zodra ik het op mijn planning had staan om een gerecht te koken kon ik de eerste twee vakjes aankruisen, op de dag dat het gerecht was gekookt en gefotografeerd kon het derde vakje worden aangekruist en tot slot, als de foto’s waren bewerkt, de video was ge-edit, de tekst helemaal was geschreven en ik op het knopje inplannen had geklikt kon ik het laatste vakje aankruisen.

To-do lijsten

Zo’n overzicht hebben van dingen die je moet doen is al heel handig maar je moet natuurlijk wel rekening houden met het tijdsbestek waarin je taken moet afronden. Zomaar random beginnen is voor mij geen optie, zeker niet in de 5 weken die ik had. Per week heb ik dus een to-do lijst gemaakt die ik vervolgens per dag had ingedeeld: van maandag t/m vrijdag. Ik nam allereerst de afspraken die in mijn agenda stonden in de to-do lijst op, ook als deze privé waren. Alles wat er gedaan moest worden op een dag ging ik op mijn to-do lijst. Zelfs trainingen en het bestellen van boodschappen, dit neemt immers ook tijd in beslag.

Van daaruit ben ik verder gaan kijken: wat is het meest verstandig om met elkaar te combineren? Video’s opnemen kost bijvoorbeeld behoorlijk veel tijd maar is in verband met het plaatsen van de set-up wel het makkelijkst om zoveel mogelijk te combineren. Goed, video’s op dinsdag en donderdag dus. Terwijl ik iets in de oven heb staan heb ik mooi tijd om dit en dat artikel uit te werken, dit telefoontje te plegen of de boodschappen te bestellen. Ok, die dingen gaan dus bij elkaar op een dag.

Op zo’n manier ga je verder: kijk welke taken je het beste tegelijkertijd kunt uitvoeren en zorg al-tijd dat je de taken die de meeste tijd kosten als eerste doet, des te makkelijker wordt het later!

Calculeer uitloop/onvoorziene omstandigheden in

Ik maak mijn planning nooit tot de dag van de deadline want in mijn hoofd is het een stuk rustiger als ik weet dat ik helemaal aan het einde nog wat tijd over heb. Voor controles bijvoorbeeld maar je weet van tevoren nooit wat er tussentijds allemaal kan gebeuren. Zo kreeg ik tijdens mijn werkweken nog een aantal campagnes die verwerkt moesten worden en tja, daar moest ander werk dan toch voor wijken. Ook was ik een paar dagen ziek en niet in staat om te werken. Balen, maar omdat ik aan het einde van mijn planning nog een week overhad kon ik die werkzaamheden mooi verplaatsen waardoor ik a. niet in tijdsnood kwam en b. niet gestresst raakte omdat ik wellicht in tijdsnood zou komen.

Calculeer dus een buffer in, je weet maar nooit waar het goed voor is!

Onderschat jezelf

Tot slot, en dit klinkt héél gek, onderschat jezelf een beetje wanneer je de to-do lijsten opstelt. Het werkt véél motiverender als je aan het eind van de dag alles van je to-do lijst kunt strepen dan wanneer er nog dingen op blijven staan omdat je toch langer bezig was met iets dan gedacht. Ik beperkte mezelf dan ook altijd tot het opnemen van 8 – 10 (haalbare!) punten op een dag en negen van de tien keer kwam het voor dat ik aan het einde van de dag tijd overhad waardoor ik vast kon beginnen met mijn to-do lijst van de volgende dag. Geloof mij, dit is héél prettig voor de rust in je hoofd en niets werkt beter dan het volledig kunnen afstrepen van een to-do lijst.

Het maken van een volledige planning en to-do lijsten kost even wat tijd maar ik merk zelf altijd dat het voor zóveel overzicht zorgt dat ik die tijd er met liefde voor inruil. Door precies te weten wat ik wanneer zou moeten doen is er orde in mijn hoofd en zolang dat er is kan ik bergen werk verzetten. En hoe fijn is het als je aan het einde van een week kunt zeggen dat je een paar super productieve dagen achter de rug hebt?

Zo dan, héél verhaal maar ik heb nu wel al mijn planningstips met je gedeeld. Hopelijk heb je er iets aan gehad!

Mocht jij zelf nog toptips hebben voor aanmodderaars of slechte planners: deel ze dan hieronder! Zo helpen we elkaar een beetje.

Over de auteur

29 jaar, oprichter van OhMyFoodness, staat fulltime in de keuken en reist anders de wereld over. Houdt van fotograferen, filmen. Gaat naar bed en staat op met (de gedachte aan) eten. Woont samen met vriend Tim, baby Vic (maart 2017), hond Senna en katten Dino en Charlie in Apeldoorn. Auteur van het Guilty Pleasures Kookboek (2015), Reishonger (2017) en Cheesecake (2018).

Gerelateerde berichten

5 reacties

  1. Mariska

    Wat een heerlijk artikel! Ik herken mezelf er compleet in. Het voelt soms wat overdreven maar het werkt zo goed als je het duidelijk hebt uitgewerkt.

    Beantwoorden
  2. Margot

    Zorgen voor overzicht scheelt inderdaad al zoveel! Toch blijf ik het knap vinden dat je zoveel af hebt geregen in die paar weken.

    Beantwoorden
  3. Shirley

    Ik vind het echt super knap van je! Voor mij is plannen geen probleem, maar wel de inspiratie. Zoveel dingen vooruit bedenken lukt me nooit en dus loopt al vrij snel de planning in de soep omdat ik niet weet wat te schrijven, haha.

    Beantwoorden

Laat een antwoord achter

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd.